KPI - Đột phá trong quản trị nhân lực khu vực công - Kỳ 2: Thúc đẩy tinh thần tự giác, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Ngày làm việc của anh Trần Anh Tuấn - Phó Bí thư Đoàn phường Nha Trang bắt đầu bằng việc đăng nhập vào hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (E-Office) để rà soát văn bản, nhiệm vụ được giao và thực hiện theo hoạch định. Ngày làm việc kết thúc khi anh hoàn thành đối chiếu tiến độ từng nhiệm vụ trên phần mềm KPI. “Thời gian đầu, tôi khá áp lực, nhưng dần dần tôi nhận ra KPI giúp tôi tự theo dõi, điều chỉnh, sắp xếp cách làm việc khoa học hơn. Tôi tin rằng với các cán bộ, công chức trẻ khác, việc áp dụng KPI cũng dần trở thành thói quen tích cực, giúp quản lý thời gian khoa học hơn, từng bước nâng cao hiệu quả công việc” - anh Tuấn nói.

Nhân viên Sở Tư pháp hướng dẫn công dân thực hiện thủ tục hành chính.

Bà Nguyễn Thị Nguyệt - Chánh Văn phòng Sở Dân tộc và Tôn giáo cho biết, thời gian đầu triển khai KPI, bà và nhiều cán bộ, công chức trong cơ quan rất lúng túng, thấy khó thực hiện, nhưng được hướng dẫn và tích cực học hỏi, dần dần việc sử dụng phần mềm KPI mới ổn định. Sau một thời gian triển khai KPI, không khí làm việc trong cơ quan khẩn trương hơn nhiều. Công chức có ý thức nỗ lực hoàn thành công việc nhanh nhất, hiệu quả nhất để được duyệt chấm điểm KPI cao; có kế hoạch phân bổ thời gian hợp lý hơn để hoàn thành nhiệm vụ, nhất là những công việc cần thực hiện nhiều ngày. Lãnh đạo giao việc trên phần mềm KPI cũng nắm bắt được công chức của mình làm gì, tiến độ, chất lượng đến đâu và điều phối công việc cho phù hợp. Nhờ đó, khối lượng công việc hoàn thành đúng hạn của cơ quan nhiều hơn trước.

Xã Bác Ái Tây có địa hình rộng, đồng bào dân tộc thiểu số chiếm trên 87% dân số, trình độ dân trí và thu nhập bình quân đầu người còn thấp, địa hình chia cắt nên đi lại còn khó khăn. Đa số cán bộ của xã còn thiếu kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn, hạn chế về công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, phần mềm quản lý trên các lĩnh vực chưa đồng bộ; một bộ phận không nhỏ người dân chưa hoàn thành cài đặt định danh điện tử VNeID mức độ 2, nên khi thực hiện thủ tục hành chính, cán bộ xã phải hỗ trợ. Hiện nay, khối lượng công việc ở xã rất lớn; mô hình chính quyền địa phương 2 cấp còn quá mới nên công chức không tránh khỏi bỡ ngỡ, khó khăn. Biên chế của xã còn thiếu nên cán bộ, công chức phải đảm nhận nhiều vị trí. Bà Nguyễn Thị Minh Nguyên - Chủ tịch UBND xã Bác Ái Tây cho biết, khi mới triển khai KPI, một số cán bộ chưa quen nên khá lúng túng, cảm thấy áp lực. Lãnh đạo xã đã tích cực quán triệt, khuyến khích tinh thần tự học hỏi, làm quen với phần mềm KPI; gửi thắc mắc đến bộ phận trợ giúp của tỉnh để được hướng dẫn. Tính đến ngày 30-8, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã tiếp nhận, giải quyết 633 hồ sơ, đạt tỷ lệ giải quyết 100%. Kết quả đánh giá từ ngày 15-7 đến 15-8 của xã đạt 78,2 điểm KPI quy đổi. Điều này cho thấy, việc áp dụng KPI có hiệu quả, nhưng rất cần một khoảng thời gian cho cán bộ, công chức xã thay đổi nhận thức, thích nghi, học hỏi thêm để thao tác thành thạo, bắt nhịp với yêu cầu mới. UBND xã kiến nghị cấp có thẩm quyền tăng cường đào tạo, hỗ trợ, bổ sung nhân sự, xây dựng đề án vị trí việc làm phù hợp với chính quyền địa phương 2 cấp để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong thời gian tới.

Nhìn nhận về việc áp dụng KPI, ông Hoàng Trung Lực - Bí thư Chi bộ Tổ dân phố 5 Hòa Nam (phường Bắc Nha Trang) bày tỏ: “Nếu tiêu chí KPI khoa học, chính xác, tiến độ công việc ấn định rõ ràng, người chấm điểm KPI không qua loa thì việc gì cũng đánh giá được hiệu quả. Đơn cử, việc vận động tẩy xóa quảng cáo, rao vặt ở tổ dân phố, để đi một lượt đến hết các hộ có thể cần hằng tuần, hằng tháng. Người giao việc ấn định thời hạn hoàn thành là một tháng; hết tháng, các con đường không còn quảng cáo, rao vặt thì có thể đánh giá việc vận động có hiệu quả”.

Thay đổi cung cách làm việc

Nhiều cán bộ xác nhận, áp dụng KPI, tinh thần, thái độ làm việc và tốc độ hoàn thành công việc của cán bộ, công chức, viên chức đều thay đổi tích cực. Ông Nguyễn Văn Minh - Chủ tịch UBND phường Nam Nha Trang cho biết, việc triển khai KPI ở phường có sự thống nhất, quyết tâm cao, hiệu quả triển khai cũng rất rõ. KPI giúp cán bộ, công chức hình thành thói quen ghi nhật ký công việc; phân phối công việc trong ngày, tuần, tháng…; xác định công việc cần ưu tiên, công việc phức tạp cần thời gian và sự phối hợp. Lãnh đạo phân giao công việc có thể theo dõi, kiểm soát, xác định được công việc triển khai tới đâu để đôn đốc, nhắc nhở; cân đối khối lượng công việc hợp lý cho từng giai đoạn trên cơ sở đánh giá tổng thể nhiệm vụ công tác mà các phòng, ban, nhân sự đảm trách, từ đó điều chỉnh hợp lý công việc, nhân lực; đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ cho từng cá nhân, bộ phận một cách chính xác. Việc triển khai KPI cũng giúp phát hiện những nơi có áp lực công việc cao hoặc khối lượng công việc còn dưới tiêu chuẩn để điều động công việc, nhân sự cho hợp lý; hoặc có chế độ đãi ngộ với những nơi không thể bổ sung nhân lực do giới hạn biên chế, nhờ đó động viên nhân viên an tâm cống hiến. Giai đoạn mới sáp nhập, phường chỉ có hơn 60 người, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường mỗi ngày tiếp nhận hơn 100 hồ sơ, chưa kể hỗ trợ giải đáp, tư vấn, nhưng phường chưa có hồ sơ trễ hạn.

Ông Nguyễn Văn Lắm - Phó Chủ tịch UBND xã Công Hải cũng nhìn nhận, KPI được xây dựng với những trọng số được tính toán phù hợp với từng vị trí việc làm, từng đầu công việc. Kết quả đánh giá được lượng hóa bằng con số cụ thể, bảo đảm khách quan, rõ ràng, không cào bằng. Qua chấm điểm KPI, lãnh đạo xã có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động của công chức trong từng ngày, từng tháng, quý, năm, kịp thời phát hiện nguyên nhân chậm tiến độ, công chức nào đang làm việc quá tải hay làm chưa hết giờ... để điều chỉnh. Từ khi áp dụng KPI, ý thức, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức xã tăng đáng kể; nhiều người dân hài lòng về tiến độ giải quyết thủ tục hành chính tại xã.

Theo ông Võ Chí Vương - Giám đốc Sở Nội vụ, KPI thúc đẩy tinh thần tự giác, trách nhiệm, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc của cá nhân; tạo động lực làm việc và môi trường học hỏi, tự đào tạo cho cán bộ; đồng thời góp phần nâng cao các chỉ số cải cách hành chính, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và nâng cao đời sống người dân.

Bài học từ thực tiễn cho thấy, nếu được thiết kế đúng, triển khai bài bản, KPI không chỉ là một công cụ kỹ thuật hiện đại mà có thể tạo ra đột phá trong quản lý công vụ, nâng cao hiệu quả phục vụ người dân.

Nguồn: Báo Khánh Hòa